Fallbeispiel
Optimierung der Abwicklung von Werbekostenzuschüssen in 35 Ländern
Eine auf den Kunden zugeschnittene Software-as-a-Service macht die Abwicklung von Werbekostenzuschüssen zu einem transparenten, effektiven und komfortablen Prozess.
Die Herausforderung
Der Kunde wünscht die Bereitstellung einer Software, die das aktuell verwendete System ersetzt, da es
folgende Defizite aufweist:
- Suboptimale Usability des Front Ends und Aktualität des User-Managements
- Mangelnde Transparenz über die händlerindividuellen Budgets
- Fehlende Nachvollziehbarkeit und Kommunikation des Bearbeitungsstandes sowie daraus resultierende Aufgaben
- Aufwändiger Prozess hinsichtlich Bearbeitung, Freigabe, Auszahlung und insbesondere der Klärung von Rückfragen zu einem WKZ-Antrag, da u. a. mehrere Medienbrüche erforderlich sind
- Keine vorgangsbezogene Archivierung von Nachweisen und Gutschriftsbelegen
Die Promata-Vorgehensweise
- Durchführung einer Bestandsaufnahme (Situation, Interessensgruppen, Abläufe und Anforderungen)
- Konzeption eines systemgestützten Workflows auf Basis der Bestandsaufnahme und Validierung mit dem Kunden
- Leistungsbeschreibung und Angebot für die Erstellung eines Minimum Viable Product (MVP)
- Entwicklung eines Prototyps und gemeinsames Testing mit dem Kunden
- Veredelung durch Integration von Feedback
- Finale Tests und Go Live
Die Lösung
- Festlegung kundenspezifischer Budgets und Anzeige der relevanten Budgetparameter im System
- Komfortabler und intuitiver Beantragungs- und Bearbeitungsprozess inklusive systemischer Anzeige von To Dos
- Zusätzliche Benachrichtigungen via E-Mail bei Handlungsbedarf oder Änderungen des Bearbeitungsstatus
- Systemische Hinweise bei Budget- und Fristüberschreitungen und damit verbundenem Kulanzcharakter eines Antrags
- Zielgruppenspezifische, übersichtliche Darstellung der laufenden und abgeschlossenen Aktionen und ihres Prüf-/Genehmigungsstatus (zweistufiger Nachweis- und Genehmigungsworkflow)
- (Teil-)Freigabe bzw. Ablehnung einzelner Rechnungen unabhängig von der Freigabe des grundsätzlichen Antrags möglich
- Vollständige Einsicht in alle Evidenzen sowie in die geführte Kommunikation am jeweiligen Vorgang
"Transparent für alle Beteiligten und effizient in der Handhabung: Mit der Digital Marketing Platform von Promata erreicht MOTUL für viele internationale Märkte und dortige strategische Kunden eine deutliche Verbesserung, wenn es um die Ausgabenallokation zur gemeinsamen Geschäftsentwicklung geht.“
Mark Grunert
Head of Marketing
Motul Deutschland GmbH
