Fallbeispiel
Modulare Full-Service Trainingsadministration
Für diverse Kunden wickelt Promata die komplette Trainingsadministration ab,von A wie Anmeldung bis Z wie Zertifikat – modular, bedarfsorientiert und auf das jeweilige System zugeschnitten.
Die Herausforderung
- Der Kunde wünscht bedarfsorientiertes Training seines Händlernetzes, um den Einsatz von qualifiziertem und kompetentem Personal zu gewährleisten.
- Personalmanagement (Erfassung und Pflege) als Voraussetzung für ein qualifiziertes Training
- Das Training umfasst alle Formen des Trainings (Präsenzseminare, Webinare, Workshops, Inhouse und Virtual Classroom Trainings) sowie alle Mitarbeiter-/Zielgruppen der Handelsorganisation.
- Es wird ein Teilnehmer- und Qualifikationsmanagement benötigt, mit dem vorhandene Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeiter und ihr Schulungsbedarf eruiert werden können.
- Die komplette Trainingsadministration (Bedarfsermittlung, Organisation, Kommunikation, Kontrolle, Reporting etc.) soll von einem Dienstleister abgewickelt werden.
- Ausbildungsstatus und Trainingsverfügbarkeit sollen für Kunde und Handel/Teilnehmer transparent sein.
- Die Effizienz der stattgefundenen Schulungen soll kontrolliert und gemessen werden.
- Reportings sollen dem Kunden flexibel und aktuell bereitgestellt werden.
- Ein Ansprechpartner soll Kunde und Handel beratend zur Seite stehen.
- Alle involvierten Parteien (Kunde, Handel, Trainer, Trainingszentren, Hotels) müssen koordiniert und organisiert werden.
- Notwendige Dienstleistungen sollen eingekauft und die daraus entstehenden Rechnungen beglichen werden.
- Alle für die Teilnehmer im Rahmen des Trainings anfallenden Kosten sollen den Händlerkonten belastet werden.
- Optimale Trainingsauslastung und Budgetkontrolle sollen gewährleistet sein.
- Ggf. sollen bestehende Prozesse und Systeme genutzt bzw. integriert werden.
Die Promata-Lösung
- Promata übernimmt alle organisatorischen und administrativen Tätigkeiten rund um die Vor- und Nachbereitung von Trainings.
- Basis hierfür: ein auf den Kunden zugeschnittenes Trainings Management System (TMS), in dem sämtliche Personaldaten, Kurse, Buchungen, absolvierte Trainings etc. hinterlegt und gepflegt werden
- Alternativ wird, sofern vom Kunden gewünscht, ein bereits bestehendes System (z. B. LMS) genutzt und alle Services werden darauf zugeschnitten.
- Zielgruppenspezifische Bewerbung von Trainings (Seminare, Termine, Schulungsorte), um Bedarf zu ermitteln, Standards/Qualifikationen des Personals zu wahren und Kurse optimal auszulasten
- Gestaltung und Zurverfügungstellen eines (digitalen) Trainingskatalogs, um eine Übersicht über das Seminarangebot und detaillierte Informationen zu Inhalten sowie Abwicklung und Konditionen zum Training zu geben
- Übernahme des zielgruppenspezifischen Kommunikationsmanagements (Einladungen, Bestätigungen, Wartelisten für bestimmte Funktionen, Lernpfade etc.)
- Locationmanagement: Abwicklung der Organisation und Buchung von Seminar- und Schulungsräumen in Hotels oder Trainingszentren, inklusive erforderlicher Ausstattung + Verpflegung der Teilnehmer (Tagungspauschale)
- Trainermanagement: Buchung der Trainer, inklusive Trainerverträge, -abrechnungen, -status und -informationen
- Organisation der Übernachtungen für Trainer und Teilnehmer, sofern erforderlich
- Produktion und termingerechter Versand der Trainingsmaterialien (Seminarunterlagen, Namensaufsteller etc.) zum Trainingsort, auf Wunsch auch grafische Gestaltung
- Support per Telefon und E-Mail (inklusive kundenspezifischer Hotline-Nr. und E-Mail-Adresse)
- Systemgestützte Dokumentation und Reporterstellung für Handel und Fachabteilung
- Bereitstellung eines Downloadcenters, das freigeschalteten Usern 24/7 Zugang zu zuvor festgelegten Dokumenten und Informationen gibt sowie die Möglichkeit des Herunterladens/Ausdruckens der Dokumente
- Versand von Zertifikaten im Trainingsnachgang
- Trainingsevaluation und Auswertung von Feedback-Bögen
- Belastung der Händlerkonten (Seminargebühren, evtl. anfallende Storno- und Umbuchungsgebühren etc.)
- Zahlung der Rechnungen für eingekaufte Leistungen
- Unterstützung bei internen Audits
Das Ergebnis
- Entlastung der Fachabteilung durch die vollständige Übernahme von operativen Prozessen
- Höhere Kundenzufriedenheit und -bindung durch optimal geschulte Mitarbeiter im Händlernetzwerk
- Hohe Mitarbeiterzufriedenheit sowie Bindung an den Betrieb und an die Marke
- Optimale Auslastung von brandeigenen Trainingscentern
- Zufriedene und motivierte Trainer durch gut belegte Kurse, bestmöglich getimte und ausgestattete Trainings
- Bevorzugte und budgetfreundliche Konditionen durch langjährige Zusammenarbeit mit Hotels
- Reibungslose Abwicklung und geringstmögliche Storno-/Umbuchungskosten durch proaktives Handeln, optimales Terminmanagement und -controlling sowie schnellstes Reagieren auf Änderungen
- Transparenz hinsichtlich der Erfüllung von personen- und unternehmensbezogenen Zielen durch konsolidierte, stets aktuelle Daten und Informationen
- Jederzeit verfügbare aktuelle Reportings geben Informationen über Erfüllungs- und Auslastungsquoten; Forecast und Bedarfsanalyse ermöglichen optimale Planung.
- Individuelle Mitarbeiter- und Händlerhistorien können an einer zentralen Stelle verfolgt werden.
- Evaluationsbögen/-tools zeigen Optimierungspotenzial auf.
- Auch unter widrigen Umständen, wie den Coronazeiten, konnte das Trainingsgeschäft durch Flexibilität und schnelles Reagieren auf Veränderungen aufrecht erhalten werden.
- Promata wickelt die Trainingsadministration für alle Bereiche im Händlerbetrieb ab (Führungskräfte, Verkauf, nicht-technischer Bereich, technischer Bereich, Karosserie)
- Die Leistungen sind modular, flexibel und individuell anpassbar.
>5000
Trainingsteilnehmer
>1.200
Trainings / Jahr
>2000
