Fallbeispiel
Regionalkonferenzender Ford-Werke 2023
Die internationalen Konferenzen brachten Teilnehmer aus 3 Ländern und ihre Handelsorganisation zum Dialog in entspannter Atmosphäre zusammen.
Die Herausforderung
- DACH Ford Future Event: Internationale Regionalkonferenzen für die Inhaber*innen und Geschäftsführer* innen der deutschen, österreichischen und Schweizer Ford Handelsorganisation (DACH)
- Ziel: Dialog Ford Top Management – Ford Handelsorganisation, Ausblick auf das Vertriebsmodell der kommenden Jahre
- Koordination + Ansprechpartner für Kunde und Handel
- Organisation der Standorte in 3 Ländern
- Locationrecherche und -buchung
- Reiseplanung für das Ford Management
- Teilnehmermanagement für 800 Teilnehmer*innen mit optimaler Auslastung
- Mehrsprachig
- Einkauf Dienstleistungen
- Betreuung der Veranstaltungen vor Ort
- Budgetkontrolle
Die Promata-Lösung
- 8 Veranstaltungen an 8 Standorten und in 3 Ländern (Deutschland, Österreich und Schweiz) in Top Hotels
- Promata ist Projektleitung und koordinierender Ansprechpartner für den Kunden.
- Erstellung einer Online-Plattform zur Erfassung der Teilnehmer*innen
- Einladungs- und Bestätigungsroutine
- Teilnehmeradministration dreisprachig
- Koordination und Einkauf aller veranstaltungsrelevanten Dienstleistungen
- Grafische Gestaltung und Produktion veranstaltungsunterstützender Medien
- Support-Hotline und Backoffice vor und während der Veranstaltungen
- Eventbetreuung aller Veranstaltungen vor Ort, einschließlich Akkreditierung
- Zahlungsabwicklung: Belastung der Händlerkonten und Zahlung der Rechnungen für eingekaufte Dienstleistungen
Das Ergebnis
- Ein höchst zufriedener Kunde
- Stärkung der Bindung der Handelsorganisation zu Marke und Management sowie Zukunftssicherheit durch Information, Austausch und Geselligkeit in entspannter, angenehmer Atmosphäre
- Reibungslose Abläufe
- Einhaltung der Zeit- und Budgetvorgaben
- Promata unterstützt die Ford-Werke alljährlich bei Organisation und Teilnehmermanagement der Ford Regionalkonferenzen und meistert dabei die jeweils individuellen Anforderungen.
>800
Teilnehmer*innen
8
Veranstaltungen
8
Standorte
3
