Fallbeispiel
Organisation von Ausbildungsprogrammen inklusive Teilnehmerbetreuung
Wir sorgen dafür, dass Teilnehmer*innen auch über einen längeren Zeitraum hinweg bei ihren Trainings optimal beraten und begleitet werden und organisieren alles, was zum perfekten Ablauf erforderlich ist.
Die Herausforderung
- Der Kunde wünscht, dass Ausbildungsreihen – wie beispielsweise die Ausbildung „Geprüfte/r Automobil-Serviceberater/in“ (GASB) – von einem Dienstleister organisiert und Teilnehmer während der kompletten Dauer ihrer Weiterbildung begleitet werden.
- Die mehrwöchigen/-monatigen Ausbildungen sollen gewährleisten, dass Marke und Handel durch die ausgefeilte Verbindung von Theorie in den Seminaren und Praxis im Betrieb optimal geschulte Mitarbeiter*innen zur Verfügung stehen.
- Es muss sichergestellt sein, dass die Teilnehmer zuverlässig und effizient durch die einzelnen Phasen geleitet und begleitet werden.
- Die Kommunikation und Information muss für die Teilnehmer transparent und termingerecht stattfinden.
- Schulungsunterlagen und -materialien müssen erstellt und entsprechend der Module pünktlich an die jeweiligen Empfänger gesendet werden.
- Alle involvierten Parteien (Kunde/Marke, Betrieb, Trainer, Prüfer, Trainingszentren, Hotels) müssen koordiniert und organisiert werden.
- Notwendige Dienstleistungen müssen eingekauft und die daraus entstehenden Rechnungen beglichen werden.
- Alle für die Teilnehmer im Rahmen der Ausbildung anfallenden Kosten sollen den Händlerkonten belastet werden.
- Eine optimale Trainingsauslastung und Budgetkontrolle sollen gewährleistet sein.
- Nach bestandener Ausbildung sollen die Teilnehmer ihre Zertifikate erhalten.
Die Promata-Lösung
- Promata übernimmt alle organisatorischen, administrativen und ausbildungsbegleitenden Tätigkeiten.
- Basis hierfür: ein auf den Kunden zugeschnittenes Trainings Management System (TMS), in dem sämtliche Personaldaten, Kurse, Buchungen, absolvierte Trainings etc. hinterlegt und gepflegt werden
- Abstimmung mit Fachabteilung und Traineragenturen bzgl. Terminen und Schulungsorten für die einzelnen Module, einschließlich Audits und Potenzialanalysen
- Zielgruppenspezifische Bewerbung der diversen Ausbildungsreihen, um Bedarf zu ermitteln und Kurse optimal auszulasten
- Übernahme des Kommunikationsmanagements (Einladungen, Anmeldungen + Informationen über To Dos und notwendige Dokumente, Bestätigungen, Wartelisten) über den gesamten Zeitraum hinweg
- Locationmanagement: Abwicklung der Organisation und Buchung von Seminar- und Schulungsräumen in Hotels oder Trainingszentren, inklusive erforderlicher Ausstattung + Verpflegung der Teilnehmer (Tagungspauschale)
- Trainermanagement: Buchung der Trainer, inklusive Trainerverträge, -abrechnungen, -status und -informationen
- Organisation der Übernachtungen für Trainer und Teilnehmer, sofern erforderlich
- Produktion und Versand der korrekten Trainingsmaterialien für Trainer*innen und Teilnehmer*innen für die jeweilige Ausbildungsphase pünktlich zum jeweiligen Empfänger, inklusive grafischer Unterstützung inhouse
- Überwachung der Umsetzung aller Module pro Teilnehmer, inklusive Umbuchungen bei z. B. Ausfall eines Teilnehmers durch Krankheit, um die Teilnahme an allen erforderlichen Ausbildungsphasen/-modulen und damit einen erfolgreichen Ausbildungsabschluss zu gewährleisten
- Support per Telefon und E-Mail (inklusive kundenspezifischer Hotline-Nr. und E-Mail-Adresse)
- Systemgestützte Dokumentation und Reporterstellung für Handel und Fachabteilung
- Bereitstellung eines Downloadcenters, das freigeschalteten Usern 24/7 Zugang zu Terminübersichten, Ausbildungsabläufen und -inhalten gibt sowie die Möglichkeit des Herunterladens/Ausdruckens der Dokumente
- Erstellung und Versand der Zertifikate (gerahmt, bruchsicheres Glas) zum Abschluss der Ausbildung, inklusive grafischer Unterstützung inhouse
- Belastung der Händlerkonten (Seminargebühren, evtl. anfallende Storno- und Umbuchungsgebühren etc.)
- Zahlung der Rechnungen für eingekaufte Leistungen
Das Ergebnis
- Entlastung der Fachabteilung durch die vollständige Übernahme von operativen Prozessen
- Umsetzung der Marken-Zertifizierungs-standards
- Kundenzufriedenheit und -bindung durch zertifizierte und professionelle Mitarbeiter
- Hohe Mitarbeiterzufriedenheit durch Sicherheit für die berufliche Zukunft sowie Bindung an den Betrieb und an die Marke
- Zufriedene und motivierte Trainer durch optimale Teilnehmerzahlen und bestmöglich getimte und ausgestattete Trainings
- Bevorzugte und budgetfreundliche Konditionen durch langjährige Zusammenarbeit mit Hotels
- Reibungslose Abwicklung und geringstmögliche Storno-/Umbuchungskosten durch proaktives Handeln, optimales Terminmanagement und -controlling sowie schnellstes Reagieren auf Änderungen
- Transparenz hinsichtlich des aktuellen Ausbildungsstands und der nächsten anstehenden Schritte durch konsolidierte, stets aktuelle Daten und Informationen
- Individuelle Mitarbeiter- und Händlerhistorien sowie der aktuelle Ausbildungsstand eines jeden Mitarbeiters können an einer zentralen Stelle verfolgt werden.
- Vereinfachung der Steuerung von Handelsstrukturen durch die regelmäßige Übersicht über Erfüllungs- und Auslastungsquoten in automatisierten Reportings, inklusive Forecast und Bedarfsanalyse
- Evaluationsbögen/-tools zeigen Optimierungspotenzial auf.
- Auch unter widrigen Umständen, wie den Coronazeiten, konnte das Trainingsgeschäft durch Flexibilität und schnelles Reagieren auf Veränderungen aufrecht erhalten werden.
- Promata organisiert und betreut die Ausbildungsreihen für alle Bereiche im Händlerbetrieb, z. B.:
- Geprüfte/r Automobilverkäufer/in (GAV)
- Zertifizierte/r Verkaufsleiter/in
- Zertifizierte/r Serviceleiter/in
- Geprüfte/r Automobil-Serviceberater/in“ (GASB)
- Geprüfte/r Automobil-Serviceassistent/in“ (GASA)
- Juniorenförderprogramm
- Die Leistungen sind modular, flexibel und individuell anpassbar.
